چگونه نوشتههای کسبوکار خود را بهبود بخشید
شما احتمالا همیشه روی این شغل مینویسید: پیشنهاداتی به مشتریان، یادداشتهای مدیران ارشد، یک جریان ثابت ایمیل به همکاران. اما چگونه میتوانید اطمینان حاصل کنید که نوشته تان تا حد امکان روشن و موثر است؟ چگونه ارتباطات خود را برجسته میکنید؟
کارشناسان میگویند مدیران بیش از حد کار کرده با زمان کم ممکن است فکر کنند که بهبود نوشتن آنها کاری خستهکننده و یا حتی بیهوده است. اما دانستن این که چگونه یک جمله جالب و هوشمندانه را بیان کنید، برای برقراری ارتباط موثر، بردن کسبوکار و جدا کردن خودتان از دیگران ضروری است. کارا بلکبرن، یک مدرس ارشد ارتباطات مدیریتی در دانشکده مدیریت اسلون MIT، گفت: " همانطور که ماروین سویفت به یاد داشت، نوشتن واضح به معنای تفکر روشن است." برایان گارنر، نویسنده کتاب راهنمای HBR برای بهتر نوشتن کسبوکار میگوید: " شما میتوانید تمام ایدههای عالی را در دنیا داشته باشید و اگر نمیتوانید با دیگران ارتباط برقرار کنید، هیچکس آنها را نخواهد شنید." خوشبختانه، همه ظرفیت بهبود را دارند. او میگوید: نوشتن موثر " هدیهای نیست که با آن به دنیا آمده باشید." " این مهارتی است که پرورش میدهید." در اینجا نحوه نوشتن ساده، واضح و دقیق آورده شدهاست.
قبل از نوشتن فکر کنید قبل از این که قلم را روی کاغذ و یا دست خود را روی کیبورد قرار دهید، آنچه را که میخواهید بگویید در نظر بگیرید. گارنر میگوید: " اشتباهی که بسیاری از مردم مرتکب میشوند این است که خیلی زود شروع به نوشتن میکنند." " آنها در حین نوشتن افکار خود را حل میکنند، که باعث میشود نوشتن آنها کمتر ساختار یافته، پر پیچوخم و تکراری شود." از خودتان بپرسید: مخاطبین من بعد از خواندن این ایمیل، پیشنهاد، یا گزارش چه چیزی را باید بدانند و یا فکر کنند؟ اگر پاسخ فورا روشن نشود، خیلی سریع حرکت میکنید. بلکبرن توصیه میکند: " به عقب برگردید و زمان بیشتری را صرف جمعآوری افکار خود کنید."
مستقیم صحبت کنید. بسیاری از افراد متوجه میشوند که سبک و ساختار نوشتاری که در مدرسه ایجاد کردهاند، در دنیای کسبوکار هم خوب عمل نمیکند. گارنر میگوید: " یکی از بیماریهای بزرگ نوشتن کسبوکار، به تعویق انداختن پیام به بخش میانی نوشتن است." با ارائه مختصر ایده اصلی خود در ابتدا، شما زمان خواننده خود را ذخیره میکنید و بحث خود را قبل از پرداختن به بخش عمدهای از نوشته تان تیز میکنید. گارنر هنگام نوشتن یادداشتها و پیشنهادها بیشتر، بیان موضوع و راهحل پیشنهادی را در "بیش از ۱۵۰ کلمه" در بالای صفحه اول پیشنهاد میکند. او میگوید: " یک راهحل برای خلاصه کردن پیدا کنید." " اگر بازکننده شما خوب نیست، پس کل نوشته شما خوب نخواهد بود." بلکبرن میگوید: " وقتی آدم این کار را انجام میدهد، از سه کلمه استفاده نکنید." نوشتن خود را از طریق چشمهای انتقادی بخوانید و مطمئن شوید که هر کلمه به سمت نقطه بزرگتر شما کار میکند. تمام کلمات و جملات غیر ضروری را حذف کنید. نیازی به گفتن "اجماع نظر کلی" نیست، برای مثال، زمانی که "اجماع" انجام خواهد شد. گارنر میگوید: " لحظهای که خوانندگان احساس میکنند که یک قطعه از نوشته درست است، شروع به تنظیم آن میکنند." او حذف حروف اضافه را پیشنهاد میکند (نقطهنظر تبدیل به دیدگاه میشود)؛ جایگزینی کلمات یونی با افعال کنشی (مشروط بر اینکه از آنها محافظت شود)؛ استفاده از انقباضات (به جای این که این کار را نکنید و ما به جای آن هستیم)؛ و مبادله عبارت است از این که دارای افعال قویتری بوده و بودهاند (به جای این که نشان دهند).
از استفاده از اصطلاحات تخصصی و ۱۰ کلمه دلار خودداری کنید نوشتن کسبوکار پر از کلمات کلیدی و کلمات اختصاری خاص صنعت است. و در حالی که این واژهها گاهی اوقات غیرقابلاجتناب هستند و گاهی اوقات میتوانند به عنوان تندنویسی مفید باشند، اغلب نشاندهنده تفکر تنبل و یا به هم ریخته هستند. خیلی زیاد فکر کنید و خواننده شما تصور خواهد کرد که شما به طور خودکار یا بدتر از آن هستید، و درک نمیکند که چه میگویید. بلکبرن میگوید، "اصطلاحات حرفهای هیچ ارزشی ایجاد نمیکنند"، اما " وضوح و ایجاز هرگز از سبک خود خارج نمیشود." گارنر پیشنهاد میکند که یک لیست سیاه کلمات را ایجاد کنید تا از آنها اجتناب شود، از جمله عباراتی مانند "قابل اقدام"، "صلاحیت اصلی"، "تاثیرگذار" و "محرک". همچنین باید از استفاده از زبان خودبزرگبینی اجتناب کنید. نویسندگان اغلب به اشتباه باور دارند که استفاده از یک کلمه بزرگ زمانی که یک کلمه ساده انجام خواهد شد نشانه هوش است. این طور نیست.
آنچه را که مینویسید بخوانید. خودتان را جای خواننده قرار دهید. آیا نظر شما روشن و ساختار بندی شده است؟ آیا جملات ساده و مختصر هستند؟ بلکبرن بیانگر خواندن قطعاتی بلند از کلمات است. او میگوید: " اینجاست که آن نقصها خودشان را نشان میدهند: شکافهای موجود در استدلالاتتان، جمله پر سر و صدا، بخشی که دو پاراگراف بیش از حد طولانی است." و از این که از یک همکار و یا دوست و یا بهتر، از چند همکار و دوست خود سوال کنید، نترسید. تا کارتان را ویرایش کنید. به بازخورد آنها خوش آمدید؛ از این موضوع ناراحت نباش. گارنر میگوید: " ویرایش یک کار دوستانه است." " این عمل تجاوز نیست."
به گفته بلکبرن، "هر روز تمرین کنید" نوشتن یک مهارت است، و مهارتها با تمرین بهبود مییابند." گارنر توصیه میکند که هر روز مطالب خوب نوشته شده را بخوانید، و به انتخاب کلمه، ساختار جمله، و جریان توجه کنید. او میگوید: " به سبک وال استریت ژورنال توجه کنید." در راهنمای سبک و دستور زبان برای ارجاع سرمایهگذاری کنید، گارنر استفاده مدرن از زبان انگلیسی فاولر را توصیه میکند. از همه مهمتر، زمانی را برای ویرایش و تجدید نظر در برنامه خود ایجاد کنید. بلکبرن میگوید: " نوشتن و دوبارهکاری نوشته خودتان جایی است که تغییر در آن اتفاق میافتد، و سریع نیست." " زمان به خوبی سپری میشود زیرا نویسندگان خوب خود را در این شغل متمایز میکنند."
اصول به خاطر سپردن:
انجام دهید:
· آنچه را که میخواهید بگویید برنامهریزی کنید تا نوشته تان را مستقیمتر و موثرتر کنید.
· کلمات را کم استفاده کنید و جملات را کوتاه و تا حد امکان کوتاه نگه دارید.
· از استفاده از اصطلاحات تخصصی و کلمات "فانتزی" خودداری کنید. به جای آن سعی کنید وضوح بیشتری به دست آورید.
انجام ندهید:
· به نظر میرسد که شما نمیتوانید به سادگی بنویسید. هر کسی میتواند با تمرین به نویسنده بهتری تبدیل شود.
· وانمود کنید که اولین پیشنویس تان کامل و یا حتی قابل عبور است. هر سندی میتواند بهبود یابد.
· استدلال خود را پنهان کنید. ایده اصلی خود را در اسرع وقت ارائه دهید.
مطالعه موردی # ۱: از به اشتراک گذاشتن نترسید هنگامی که دیوید مک کامبی به عنوان مشاور مدیریت در شرکت تجاری مک کینزی شروع به کار کرد، او بلافاصله متوجه شد که سبک نوشتاری که در دانشکده حقوق هاروارد به کار گرفته بود، برای ارتباطات سطح اجرایی مناسب نیست. دیوید میگوید: " این ساختار استدلالهای من بود." " من در حال دریافت بازخورد بودم که باید هرچه سریعتر به این نکته برسم."
او میگوید: " با نوشتن یک نوشته قانونی یا آکادمیک، شما به طور کلی شروع به ایجاد پرونده میکنید و نکته اصلی را در پایان قرار میدهید." " اما در ارتباطات تجاری، بهتر است که ابتدا با نتیجهگیری خود شروع کنید."
دیوید برای این که نوشته خود را مستقیمتر و موثرتر کند، از چندین همکار ارشد برای تمام ارائهها و گزارشهای گذشته خود درخواست کرد تا بتواند عناصر کلیدی قالب و سبک آنها را تقلید کند. او همچنین از همکاران معتمد که به طور خاص در برقراری ارتباط با ایمیلهای مهم مهارت داشتند تقلید کرد و نظرات آنها را جویا شد.
دیوید این اقدامات را به شرکت سهامی خصوصی خود که در میامی، گروه مک کومبی تاسیس کرده بود، منتقل کردهاست. دیوید میگوید: " من هر چیزی که برای شریک زندگی ام مهم باشد میفرستم و او آن را میخواند." او اضافه میکند که میداند بهتر از این است که شخصا ویرایشها را بگیرد. " ما در مورد این صحبت میکنیم که آیا راه بهتری برای انتقال یک ایده وجود دارد، چگونه میتوانیم موجز باشیم."
بهبود نوشته او تاثیر مستقیمی بر توانایی دیوید برای تبدیل شدن به یک صدای تاثیر گذار در رشته خود داشتهاست. او در حال حاضر در حال نوشتن کتابی در مورد بازار مناسب شرکت خصوصی خود، راهنمای کارکنان اداره خانواده برای سرمایهگذاری مستقیم است.
دیوید میگوید: " حتی اگر نوشتن خوب کسبوکار را از همان ابتدا میدانستم، فکر میکنم بهبود مداوم نوشته تان و رساندن آن به سطح بعدی کاملا کلید موفقیت است." " هرچه بیشتر این کار را انجام دهید، آسانتر میشود."
مطالعه موردی # ۲: مطالعه نوشتار خوب تیم گلوا قبلا یک شغل موفق به عنوان مشاور بازاریابی استراتژیک ایجاد کرده بود زمانی که او تصمیم گرفت که بلند پروازیهای خود را کمی بالاتر ببرد. تیم میگوید: " میخواستم به عنوان یک رهبر فکری درک شوم، و برای انجام این کار، نیاز داشتم که یک دیدگاه داشته باشم و نیاز داشتم که این دیدگاه را در ملا عام مطرح کنم."
او میدانست که تولید محصولات هوشمند، قابل هضم و مقالات تحقیقاتی کلید بهبود شهرت حرفهای او است. در حال حاضر همکاران و همسالانش به خوبی از نوشتن او استقبال میکنند، اما بیشتر تجربه او ریشه در نوشتن دانشگاهی دارد. بنابراین او شروع کرد به خواندن نشریات تجاری، مانند کوارترلی مک کینزی، برای سبک. تیم میگوید: " من نحوه ارتباط آنها را مطالعه کردم و تلاش کردم تا نوشته خودم را دقیقتر و موجز تر کنم."
او همچنین یک مراسم مشخص را در نوشتههای خود گنجانده است. قبل از نوشتن گزارشها و یادداشتها، او اکنون با یک طرح کوتاه از سه هدف اصلی شروع میکند. او میگوید: " شما نمیتوانید فقط تایپ کنید و انتظار داشته باشید که به جایی بروید." " مثل این است که به پیادهروی بروید و ندانید مقصد کجاست."
تیم، که اکنون یکی از بنیان گذاران یک شرکت تحلیل بازاریابی به نام بینشها است، معتقد است که این تلاشها او را به یک ارتباطدهنده موثرتر تبدیل کردهاست، نه تنها نوشتههای طولانیتر او، بلکه ایمیلها و حتی پیامهای صوتی او را بهبود بخشیدهاست. او میگوید: " این کار عملا تمام ارتباطات من را فیلتر میکند." و کار او پیدا کردن یک مخاطب است. چندین مقاله او بیش از ۱۰۰۰۰۰ بار دانلود شدهاند، و یک شرکت فورچون ۵۰ اخیرا از یکی از مقالات او در یک برنامه آموزشی و توسعه داخلی استفاده کردهاست.
تیم از پیشرفت خود خشنود است، اما میگوید که نمیخواهد از تلاش اضافی دست بردارد. او میگوید: " شما باید بر روی آن کار کنید." " هر زمان که یک مهارت جدید کسب میکنید، باید آن را مطالعه کنید."
برچسب: کسبوکار، مدیریت، تجزیهوتحلیل،
