مدیریت زمان چیزی بیش از مشکلات زندگی است
با فرا رسیدن سال جدید، بسیاری از مردم جسورانه تلاش میکنند تا اهدافی را برای «مدیریت بهتر زمان»، «بازدهی بیشتر» و «تمرکز بر آنچه مهم است» محقق کنند. اهداف توسعه مانند این در واقع برای موفقیت شغلی مهم هستند. به نظرسنجیهای بزرگ توجه نکنید که به طور معمول مهارتهای مدیریت زمان را در میان مهارتهای مورد نظر نیروی کار، و در عین حال در میان نادرترین مهارتها برای یافتن پیدا میکنند.
بنابراین چگونه میتوانیم مدیران بهتری شویم؟ قطعا هیچ کمبودی از توصیهها و وبلاگها، هک و برنامههای کاربردی وجود ندارد که همگی برای افزایش مدیریت زمان با مجموعهای از ابزارهای آماده برای کاربرد ایجاد شدهاند. با این حال، ناامیدکنندهترین واقعیت برای افرادی که سعی در بهبود مدیریت زمان خود دارند این است که مهم نیست این ابزارها چقدر موثر طراحی شده باشند، بعید است که کار کنند. به بیان ساده، این ابزارها مجموعه مهارتهای اساسی فرد را فرض میکنند، اما مهارتهایی که شامل مدیریت زمان هستند، مقدم بر اثربخشی هر ابزار یا برنامه کاربردی هستند. به عنوان مثال، آیا کسی به طور جدی انتظار دارد که خرید یک مجموعه خوب از چاقوها، تجهیزات آشپزخانه پیشرفته و مواد اولیه تازه، فوراً از کسی یک سرآشپز پنج ستاره بسازد؟
خوشبختانه، تحقیقات زیادی وجود دارند که به بررسی مهارتهایی میپردازند که مدیریت زمان را تحت پوشش قرار میدهند. در اینجا، مدیریت زمان به عنوان فرآیند تصمیمگیری تعریف میشود که زمان فرد را با شرایط محیطی در حال تغییر ساختار، محافظت و تنظیم میکند. سه مهارت خاص موفقیت مدیریت زمان را از شکست جدا میکند:
آگاهی: تفکر واقعبینانه در مورد زمان خود با درک آن یک منبع محدود است.
نظم: طراحی و سازماندهی اهداف، برنامهها، و وظایف برای استفاده موثر از زمان.
انطباق: نظارت بر استفاده از زمان به هنگام انجام فعالیتها، از جمله تطبیق با وقفهها و یا تغییر اولویتها.
از بین این سه مهارت، تنظیم احتمالا آشناترین مهارت است، به خصوص با در نظر گرفتن این که اکثر برنامهها و حتی هکها با برنامهریزی و زمانبندی سر و کار دارند. با این حال، به رسمیت شناختن گسترده مهارتهای آگاهی و انطباق وجود ندارد. این امر پرسشهای کلیدی را در مورد این که چگونه این مهارتها از دیدگاه رشد و توسعه اجرا میشوند مطرح میکند: آیا به همان اندازه مهم هستند؟ و آیا بعضی از آنها از بقیه نادرتر هستند؟
ارزیابی مهارتهای لازم برای مدیریت زمان
برای پاسخ به این سوالات، من نتایج حاصل از بیش از ۱۲۰۰ نفر که در یک میکروشبیهسازی ۳۰ دقیقهای که برای ارزیابی عینی مهارتهای مدیریت زمان طراحی شدهبود، شرکت کردند را بررسی کردم. به شرکت کنندگان نقش یک طراح مستقل داده شد، و آنها مجبور به مدیریت وظایف و روابط با مشتریان و همکاران در یک پلتفرم ارتباطی کامل با ایمیل، پیامهای فوری، فایلهای درایو ابری، و غیره بودند. مشکلاتی که آنها باید با آن مواجه میشدند شامل حل و فصل تعارضات برنامهریزی، اولویتبندی خواستههای مشتری، و تصمیمگیری درباره نحوه استفاده (یا عدم استفاده) از وقت خود بود.
شواهد چندین یافته متقاعدکننده را آشکار کرد.
اول اینکه، هر سه مهارت برای عملکرد کلی مدیریت زمان اهمیت یکسانی دارند. بنابراین، تنها بهبود برنامهریزی و زمانبندی (به عنوان مثال، مهارتهای نظمدهی) دو سوم صلاحیت موردنیاز برای مدیریت موثر زمان را نادیده میگیرد.
دوم، افراد بیشتر با مهارتهای آگاهی و انطباق سروکار دارند، که در آن امتیازات ارزیابی به طور متوسط ۲۴ درصد کمتر از مهارتهای نظم و ترتیب دادن بود. این شواهد نشان میدهد که آگاهی و انطباق نه تنها مهارتهای نادرتری هستند، بلکه توسعه طبیعی آنها بدون مداخلات مستقیم دشوارتر است. علاوه بر این، مهارتهای آگاهی محرک اصلی این بود که مردم چگونه از به تعویق انداختن اجتناب میکنند و مهارتهای انطباق محرک اصلی این بود که آنها فعالیتهای خود را به خوبی اولویتبندی میکنند.
سوم، نتایج مغایر با توصیههای عمومی در مورد فضایل یا زیانهای چندوظیفهای بود. در یک نظرسنجی بعد از شبیه سازی پرسیده شد که پاسخ دهندگان در مورد چندوظیفه چه احساسی دارند. شواهد نشان داد که اولویتهای آنها برای چند وظیفهای بودن (که دانشگاهیان آن را "چند زمانی بودن" مینامند) در واقع به مهارتهای مدیریت زمان ارتباطی ندارد. اینکه مردم چقدر خوب یا ضعیف زمان خود را مدیریت میکردند ربطی به اولویتهای خود برای چند کار نداشت. بنابراین، توجه گستردهای که اغلب به چند وظیفهای بودن توسط کسانی که ترفندهای مدیریت زمان ارائه میدهند، معطوف میشود، بعید به نظر میرسد که به موفقیت واقعی منجر شود.
چهارم، شواهد کاملا واضح بود که مردم در ارزیابی مهارت مدیریت زمان خود به هیچ وجه دقیق نیستند. به عنوان مثال، کمتر از ۱ درصد از امتیاز خود افراد با امتیاز مهارت عینی آنها هم پوشانی داشتند. علاوه بر این، خود رتبهبندی تنها حدود 2 درصد از تفاوتها را در مهارتهای مدیریت زمان واقعی تشکیل میدهد.
چگونه مهارتهای مدیریت زمان خود را بهبود بخشید
بنابراین چگونه ممکن است مردم خود را برای تبدیل شدن به مدیران بهتر آماده سازند؟ انجام این کار ابتدا مستلزم این است که بفهمید بر چه موضوعی باید تمرکز کنید. عمق بخشیدن به سطح مهارتهای فعلی تنها راه حقیقی برای پاسخ به این سوال است. سه مرحله وجود دارد که میتوانید برای بهبود تلاشهای خود انجام دهید.
خودآگاهی دقیقی از مهارتهای مدیریت زمان خود داشته باشید. این کار را میتوان با استفاده از ارزیابیهای عینی مانند یک میکروشبیهسازی، جستجوی بازخورد از دیگران مانند همکاران و یا رئیس، و یا ایجاد یک نمودار پایه از رفتارها که در برابر آن میزان پیشرفت و بهبود را اندازهگیری میکنند، انجام داد.
این ترجیحات مهم هستند، اما نحوه تفکر شما مهم نیست. خودآگاهی از ترجیحات یا شخصیت مربوط به مدیریت زمان، مانند چندوظیفگی یا فعال بودن، میتواند درک مکانهایی را که ممکن است با تلاشهای تغییر شما بر خلاف عادتهای موجود پیش میرود، عمیقتر کند. اما به یاد داشته باشید که مهارتها، و نه شخصیت، قابلترین ویژگیهای شخصی هستند و بالاترین ROI را در زمینه تلاشهای خود - اصلاحی فراهم میکنند.
مهارت لازم برای بهبود را شناسایی و اولویتبندی کنید. اگرچه این امر بدیهی به نظر میرسد، نکته کلیدی در اینجا اجتناب از خودسازی است که «عمق اینچ و عرض آن یک مایل» است، جایی که تلاشها در مورد بسیاری از نیازها بسیار ناچیز است. بهتر است ابتدا به توسعه مهارت اصلی خود اولویت دهید و سپس به سراغ مهارت بعدی بروید.
توسعه مهارتهای آگاهی. اثربخشی با کارایی متفاوت است، به طوری که اثربخشی مربوط به انجام کارها به خوبی است و کارایی مربوط به انجام سریع کارها است. هر دوی آنها حیاتی هستند. پیگیری کارآمدی به خاطر خود نتیجه معکوس دارد.
بهترین زمان عملکرد خود را پیدا کنید. روز معمولی خود را به سهتا چهار بازه زمانی تقسیم کنید و در طول یک هفته، این شکافها را از بیشترین به کمترین میزان مولد مرتب کنید (پربازدهترین، عملکرد اوج است).
با زمان خود طوری رفتار کنید که انگار پول است. یک بودجه زمانی تهیه کنید که جزئیات نحوه سپری کردن ساعتهایتان در طول یک هفته معمول را به شما نشان دهد. دستهبندی زمان در زمان ثابت ("باید انجام شود") و زمان اختیاری ("میخواهید انجام دهید").
زمانبندی کردن را امتحان کنید. ثبت کنید که چه مدت را صرف کارهایی با مهلتهای زمانی مشخص کردهاید، به جای این که بدانید چقدر زمان برای انجام دادن آنها صرف شده است.
ارزیابی کنید که چقدر واقعبینانه زمان را ارزیابی میکنید. بعد از اتمام یک پروژه، ارزیابی کنید که فکر میکردید چه مدت طول میکشد و واقعا چه مدت طول کشید. "چشمانداز زمان آینده" را در نظر بگیرید. به این فکر کنید وظایفی که در حال حاضر انجام میدهید چگونه در آینده به شما کمک میکنند یا به شما آسیب میرسانند (به عنوان مثال، وظایف پروژه امروز چگونه بر وظایف هفته آینده تأثیر میگذارد؟).
از "اشتباه هزینه کردن" اجتناب کنید. هنگامی که فکر میکنید ممکن است زمان زیادی را صرف یک فعالیت کردهاید، عقبنشینی کنید و اهمیت آن را ارزیابی کنید (به عنوان مثال، نتیجه چقدر ارزشمند است، چه کسی در صورت تمام شدن یا ناتمام شدن آن تحت تاثیر قرار میگیرد، و غیره).
توسعه مهارت های نظمدهی. وظایف ناآشنا اما مهم اغلب دارای منحنیهای یادگیری جدیتر و نیازهای زمانی غیرقابل پیشبینیتر هستند. توسعه مهارتهای برنامهریزی در مورد سازماندهی کار برای کنترل بهتر زندگی نیست بلکه در مورد در دست گرفتن کنترل زندگی و سپس ساختاربندی آن است.
اولویتبندی فعالیتها و تعهدات. تنها کافی نیست که وظایف، لیست کارهایی که باید انجام دهید، و جلسات خود را لیست کنید.
از "انتظار برای کسب اثر فوری" اجتناب کنید. اضطرار و اهمیت مفاهیم مرتبط، اما متمایز هستند؛ وظایف فوری نیاز به اقدام فوری دارند، در حالی که وظایف مهم دارای پیامدهای مهم و بلند مدتتری میباشند. کارهایی که هم ضروری و هم مهم هستند باید ابتدا انجام شوند.
از برنامه تقویم استفاده کنید. تاریخ سررسید کارها و انتصابها را ثبت کنید و این کار را بلافاصله زمانی که آنها برنامهریزی یا درخواست شدهاند، انجام دهید.
زمان تعیینشده را برنامهریزی کنید. تقویم را برای تعیین قرارهایتان همراه داشته باشید.
خطاهای زمانی را کاهش دهید. هنگام تنظیم برنامه، از یک فرد بیطرف بخواهید که در مورد نیازهای زمانی پیش بینی شده شما بازخورد بدهد.
اهدافی که تا نیمه پیش رفتهاند را امتحان کنید. در زمان تلاش برای رسیدن به هدفی که بسیار چالشبرانگیز به نظر میرسد، یک نسخه کمتر دشوار از هدف را تنظیم کنید.
توسعه مهارتهای سازگاری. این مهارتها در موقعیتهایی که به طور طبیعی شامل فشار بالا و گاهی اوقات حتی بحران هستند، مورد آزمایش و توسعه قرار میگیرند.
سعی کنید "روند ارزیابی عادات" را امتحان کنید. رفتارهای مدیریت زمان خود را برای عادتهایی که در حال حاضر نشان میدهید، تکرار کنید.
از چند بار تلاش کوتاهمدت استفاده کنید. زمانی که کارها طاقتفرسا به نظر میرسند، حداکثر تلاش را برای فواصل ۱۵ تا ۳۰ دقیقه به کار ببرید تا به اجتناب از به تعویق اندازی کمک کنید.
با برنامههای زمانیاب یا چکلیست آزمایش کنید. به یاد داشته باشید که سود باید در هنگام استفاده از این ابزارها بیشتر از هزینه باشد.
"یادآور اشتباه" نباشید. یادآورها باید توضیحات یا بیانات دقیق داشته باشند، نه یک یا دو کلمه که در توصیف اهمیت موارد، کیفیت مورد انتظار، و غیره ناتوان باشند.
برنامههای احتمالی ایجاد کنید. زمانی که نتایج احتمالی برنامههایتان را مشخص میکنید، در مورد بهترین حالت / بدترین حالت سناریو فکر کنید.
به دنبال کاهش هدر دادن وقت باشید. ایجاد بازههای زمانی محدود و مسدود کردن رسانههای اجتماعی در طول زمان کار بحرانی.
برچسب: مهارتهای نرم، کسبوکار، مدیریت،
