روشهای رایگیری برای لغو دعوت جلسه
در صندوق پستی شما وجود دارد: دعوت به جلسهای که واقعا نمیخواهید در آن شرکت کنید. شاید به این دلیل که در یکی از معدود فضاهای سفید باقی مانده در تقویم شما جای دارد. یا برای مدتی است که رزرو شدهاست، و حالا شما میتوانید تصمیم بگیرید که چه کسی را زمین بزنید. دلیل آن هر چه که باشد، گاهی اوقات باید دعوت جلسه را رد کنید.
اولین چالش شما این است که تصمیم بگیرید چه جلساتی را کاهش دهید. کمی از انضباط در اینجا زیاد است. ایجاد مجموعهای از معیارها برای مشارکت و پیروی از آن.
با ارزیابی ارزش جلسه شروع کنید. آیا جلسه در مورد چیزی مهم، به موقع و ارزشمند است؟ آیا با داشتن یک هدف و برنامه مشخص برای موفقیت آماده شدهاست؟ آیا اطلاعات زمینهای برای مطلع کردن شرکت کنندگان از قبل وجود دارد؟ آیا افراد مناسب دعوت میشوند تا پیشرفت معناداری حاصل شود؟ اگر ارزش جلسه از دعوت مشخص نیست، قبل از تصمیمگیری به چند سوال باز پاسخ دهید:
· آیا میتوانید اطلاعات بیشتری را در دستور کار قرار دهید؟
· ما در این موضوع در چه مرحلهای از تصمیمگیری هستیم؟
· چگونه باید برای بحث آماده شوم؟
اگر مشخص باشد که این جلسه ارزشمند است، سوال بعدی شما این است که آیا شما فرد مناسبی برای شرکت در جلسه هستید یا خیر. آیا مسائلی در حوزه نقش شما وجود دارند؟ آیا تخصصی برای کمک به این مکالمه دارید؟ آیا برای سطح تصمیمات روی میز صلاحیت کافی ندارید یا صلاحیت کافی ندارید؟ اگر سوال میکنید که چرا دعوت شدهاید، پیش از پاسخ به برگزار کننده جلسه اطلاع دهید:
· شما به دنبال چه چیزی هستید تا من در این جلسه شرکت کنم؟
· چه کس دیگری از دپارتمان من آنجا خواهد بود؟
· من چه کسی را معرفی خواهم کرد؟
در نهایت، اگر باور دارید که این جلسه ارزشمند خواهد بود و شما در مباحثات شرکت خواهید کرد، باید تصمیم بگیرید که آیا این جلسه در حال حاضر برای شما مناسب است یا خیر. موضوع جلسه تا چه حد برای نقش شما مهم است؟ این مساله نسبت به دیگر تقاضاهای فوری شما در کجا مناسب است؟ سهم شما چقدر منحصر به فرد است و آیا میتوانید جای خود را با کس دیگری پر کنید؟
اگر نمیتوانید به هر یک از سه معیار بالا جواب مثبت بدهید، پس بهتر است جلسه را کاهش دهید، اما با دقت گام بردارید. شما میخواهید همکارتان را ترک کنید و احساس کنید که یک بازیکن خوب تیم و یک شرکتکننده مثبت هستید، حتی اگر در جلسه او شرکت نکنید. چند گزینه مختلف را در نظر بگیرید:
آیا می توانم جلسه را به کلی متوقف کنم؟ اگر این جلسه معیارهای شکست خورد # ۱ چون شما باور ندارید که برای موفقیت آماده شدهاست، یک لحظه وقت بگذارید تا با سازماندهنده درباره نگرانیهای خود صحبت کنید. این امکان وجود دارد که طرف مقابل نظرات شما را رد کند، اما این امکان وجود دارد که شما یکی از دو نتیجه مثبت را تحریک کنید: یا جلسه موقعیت بهتری برای موفقیت پیدا کرده و یا لغو شود. یکی از رویکردهای زیر را امتحان کنید:
· او گفت: " این یک موضوع جالب است. براساس اولویتهای سال جاری، مطمئن نیستم که هنوز برای یک گفتگوی سازنده آماده باشیم. آیا می توان این جلسه را به عقب راند و اجازه داد که کار گروه کمی بیشتر پیش از ملاقات ما پیشرفت کند؟
· او گفت: " من منتظر تصمیمگیری در مورد این مساله هستم. از دعوت جلسه، به نظر نمیرسد که تولید درگیر باشد. من میخواهم صبر کنم تا کسی از شرکت تولید به آن ملحق شود. در غیر این صورت، ما قادر به تصمیمگیری نخواهیم بود."
· براساس اطلاعات دعوت، به نظر میرسد که این جلسه برای اهداف اطلاعاتی است. براساس اطلاعات دعوت، به نظر میرسد که این جلسه برای اهداف اطلاعاتی است. آیا ممکن است یک خلاصه به جای برگزاری جلسه فرستاده شود؟
آیا میتوانم شخص دیگری را معرفی کنم؟ اگر جلسه مهم است، اما معیار # ۲ شکست خورد چون شما فرد مناسبی برای این شغل نیستید، یک نفر دیگر را امتحان کنید. مطمئن شوید که کمی تلاش کنید تا فرد مناسب را پیدا کنید تا به نظر نرسد که از مسئولیت شانه خالی میکنید. سعی کنید این گزینهها را شناور کنید:
· او گفت: " من خوشحال میشوم که شما به ورودی من علاقه دارید. من فکر نمیکنم که من بهترین فرد واجد شرایط برای این موضوع باشم. من کمی حفاری کردم و به نظر میرسد که پت زمینه لازم را دارد. آیا میتوانید به جای من پت را دعوت کنید؟
· با توجه به اینکه این یک جلسه تصمیمگیری است، من فکر میکنم بهتر است که مدیر من نماینده تیم ما باشد."
· از دعوت به این جلسه تشکر میکنم. فکر نمیکنم در این مرحله به من نیاز باشد. اگر اوضاع برای شما خوب است، میخواهم جوز را به عنوان نماینده خودم بفرستم.
آیا میتوانم از قبل کمک کنم؟ اگر معیار # ۳ شکست خورد (شما مشخص کردید که این موضوع مهمی است که میتوانید براساس آن ارزش منحصر به فرد اضافه کنید، اما حضور در جلسه با برنامه یا اولویتهای شما متناسب نیست)، شما فرصت اضافه کردن ارزش از قبل را دارید. چند دقیقه برای جمع کردن چند یادداشت و خلاصه کردن صندلی و یا یک شرکتکننده مناسب وقت بگذارید. این کار بسیار موثرتر از شرکت در کل جلسه خواهد بود. شما میتوانید با گفتن این جمله به سازماندهنده واکنش نشان دهید:
· این یک بحث مهم خواهد بود. من نمیتوانم حضور پیدا کنم، اما زمانی برای به اشتراک گذاشتن افکارم پیدا میکنم تا بتوانید آنها را در بحث بگنجانید.
· متاسفم که نمیتوانم در جلسه شرکت کنم. اگر من شما را از قبل آماده کنم، میتوانم بپرسم که شما ایدههای من را در جلسه نشان میدهید؟
آیا میتوانم در بخشی از جلسه شرکت کنم؟ اگر یک یا چند مورد دستور کار هر سه معیار شما را برآورده کردند، در حالی که بقیه این کار را نکردند، شما ممکن است گزینه شرکت در بخشی از جلسه را داشته باشید. شما میتوانید با یکی از موارد زیر پاسخ دهید:
· او گفت: از دعوت متشکرم. فکر میکنم برای من خیلی مهم است که بخشی از بحث برندسازی مجدد باشم. با توجه به چند اولویت دیگر در حال حاضر، من میخواهم زمانی که آن مورد کامل شد عذر خواهی کنم.
· آیا ممکن است بحث برندینگ مجدد به عنوان مورد دستور کار اول پوشش داده شود؟
من نمیتوانم برای کل جلسه بمانم، اما واقعا دوست دارم در این جلسه شرکت کنم." صرفنظر از این که شما چه گزینهای را انتخاب میکنید، سعی دارید سه کار انجام دهید. اول، مشورت مدل درباره استفاده از زمان. دوم، منطق خود را به اشتراک بگذارید تا سازماندهنده جلسه زمینهای برای دلیل عدم شرکت شما داشته باشد. سوم، تلاش کنید تا نیازهای سازماندهنده را برآورده کنید، حتی اگر به روشی که در ابتدا پیشبینی کرده بودند نباشد.
این ممکن است در ابتدا یک شوک فرهنگی باشد، اما همه افراد گیج شده با ۳۵ ساعت در هفته جلسات به سرعت انضباط شما را تحسین خواهند کرد. فقط به خاطر داشته باشید، شما باید همان ادب و نزاکت را نسبت به کسانی که دعوت نامه شما را رد میکنند، داشته باشید!
برچسب: مهارتهای نرم، کسبوکار، مدیریت،
